The checklist for onboarding the new member to our group

  • Introduction of the chair
    • Introduce the group members, who they are, where they are and what they study/do
    • Introduce the big picture/ultimate aim:
  • Work environment
    • Info Technological solutions:
      • Add the new member to the mailing list ltkt.ak@lists.ut.ee
      • Introduce and add the new member to our google calendar booking system
      • Introduce and add the new member to our chemicals database
      • Introduce the usernames and passwords of the computers the new member is going to use during his/her studies (eg. LC/MS)
      • Introduce the different ways of printing (Google cloud print for the testing centre, Network printers on the 4th floor, Scanning and copying in the secretariate of Institute of Chemistry)
      • Introduce the provided cloud services:
        • Nextcloud (previously named owncloud) 50GB
        • OneDrive with ut username: 1TB
      • Introduce the intranet of University of Tartu and Digital Travelflow and Travel Booking Form
      • Add the new member to our website to the page people
      • Introduce the tradition of making a blog post about the newly published study
    • Administrative solutions
      • Introduce storerooms of chemicals
      • Introduce the rooms we have, where are different instruments situated
      • Introduce Ester – the technician helping with searching/ordering chemicals and with glassware
      • Introduce the locations of relevant consumables
      • Introduce the monitoring of the consumables
      • Introduce the monitoring of instruments (LC/MS, gloveboxes)
      • Introduce the use of gases (gas lines in Chemicum, distribution points, monitoring gas flows)
      • Introduce waste management (Asko, Alo and Ester )
    • Study project
      • Aims and hypotheses of the study
      • Introduce the instruments and who can help with certain ones
      • Introduce the working space
      • Office space, available solutions
      • The IT solutions: computer, screens, mouse, keyboard etc.
  • Social life
    • Introduce the tradition of bringing a cake (birthday, defence, publication)
    • The weekend seminar once in semester, out of Tartu
    • The celebration of the end of the academic year / birthday of Ivo and Koit
    • Christmas dinner that subgroups organize in rotation
    • Sports event in autumn
    • The research fellows, PhD and master students tend to eat together around 12:30 in the cafeteria

Uue tudengi/töötaja onboardingu meelespea

  • Õppetooli tutvustus
    • Grupiliikmete tutvustus, kes on kes ja kus ning mida teeb
    • Tutvusta suurt pilti, millesse kõik “pusletükid” panustavad:
  • Tudengi/Töötaja tegevused
    • Infotehnoloogiline administratiivne osa:
      • Lisada uus liige meililisti ltkt.ak@lists.ut.ee
      • Lisada kasutaja ning tutvustada google calendar broneeringu süsteemi
      • Tutvustada ja tekitada kasutajanimi kemikaalide andmebaasi
      • Tudengi/töötaja töös kasutatavate seadmete juhtarvutite kasutajanimed ja paroolid (näiteks LC/MS omad)
      • Printimine (google cloud print katsekojas, 4. Korruse võrguprinter, Marju juures skaneerimine ja kopeerimine)
      • Ülikooli pakutavad pilveteenused:
        • Nextcloud (vana nimega Owncloud) 50GB
        • OneDrive ülikooli kasutajaga 1TB
      • Tutvustada Tartu Ülikooli siseveebi ja Lähetuskorralduste ja -aruannete vormi ning reisi broneerimisankeeti 
      • Lisada kodulehele people lehele
      • Tutvustada avaldamise puhul blogipostituse kommet kodulehele
    • Muidu administratiivne
      • Näidata kemikaalide ladusid
      • Ruumide tutvustus, kus miski asub
      • Tutvustada Estrit, kes aitab kemikaalide ja nõudega
      • Kulumaterjalide asukohtade tutvustus
      • Tutvustada kulumaterjalide monitoorimist ning kuhu anda teada, kui otsas
      • Tutvustada seadmete (MS, kuivboksid) monitoorimist
      • Tutvustada gaaside kasutamist (trassid, gaasivõtupunktid, gaasikulu monitoorimine)
      • Tutvustada jääkide käitlemist (Asko, Alo, Ester)
    • Tutvustada uurimistööga seotud osa
      • Uurimustöö eesmärgid, hüpoteesid
      • Erinevad seadmed (kuidas kasutame, kes oskab aidata murede korral)
      • Tutvustada töökohta
      • Mis kabinet või millised võimalused
      • Millised tehnilised võimalused: arvuti, monitor jne.
  • Sotsiaalne elu
    • Tutvustada sünnipäevade, artiklite ja kaitsmise puhul koogi traditsiooni
    • Tutvustada kord semestris väljasõiduga seminari
    • Aastalõpu üritus/ Ivo ja Koidu sünnipäev
    • Jõulupidu, mida rotatsiooni korras töörühmad korraldavad
    • Sügisene jooksu/kõnni üritus
    • Teadurid, doktorandid ja magistrandid käivad koos kohvikus söömas ~12:30